Задолженность по подотчетным средствам в налоговом учете

Май 16, 2025 | Бухучёт и отчётность

На момент увольнения за сотрудником числилась задолженность по подотчетным средствам (не предоставлен авансовый отчет по выданным денежным средствам) и задолженность по возмещению стоимости ГСМ (сотрудник заправлялся по топливной карте организации, но не осуществлял производственные поездки и не представил путевой лист).
Сотрудник самостоятельно возмещать задолженность не плпнирует, удержать из начисленной заработной платы нет возможности.
1. Признается ли этот непогашенный долг перед организацией доходом бывшего сотрудника? Если да, то в какой момент?
2. Нужно ли письменно уведомлять сотрудника о долге перед организацией?
3. Подлежит ли такой доход обложению НДФЛ и страховыми взносами? Когда и в какие сроки нужно уведомить ФНС России и бывшего работника о невозможности удержать НДФЛ?
4. При каких условиях такая задолженность подлежит списанию в учете? Можно ли учесть эти расходы при расчете налога на прибыль? Какими документами необходимо оформить списание задолженности?
5. Есть ли различия в подходе к этому вопросу, если задолженность не удержана по вине работодателя (не произведен до увольнения расчет задолженности, задолженность рассчитана и отражена в учете после увольнения сотрудника)?
6. Как отразить доход в налоговой декларации по НДФЛ (код дохода / наименование дохода)?
7. Если задолженность по подотчетным средствам по решению суда подлежит взысканию с работника, то какой порядок действий в таком случае?
8. Если по решению суда задолженность не может быть взыскана по каким-то причинам, когда она признается доходом сотрудника и подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами?