Электронный документ и электронный образ документа

Определение понятия «электронный документ» и «электронный образ документа»

I. Законодательное определение понятия «электронный документ» содержится в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Согласно п. 11.1 ст. 2 данного закона электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Определение понятия «электронный образ документа» встречается в отдельных отраслевых законодательных актах. Согласно абзацу четвертому п. 3 ст. 29 НК РФ электронные образы документов — это документы на бумажном носителе, преобразованные в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов. Часть тринадцатая ст. 22.3 ТК РФ определяет электронный образ документа как документ на бумажном носителе, преобразованный в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов.

В п. 4 ст. 19.1 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» электронные образы документов определяются как документы на бумажном носителе, преобразованные в электронно-цифровую форму путем сканирования с сохранением их реквизитов (данная редакция вступает в силу с 1 января 2025 г. ст. 2, 6 Федерального закона от 22 апреля 2024 г. N 94-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).

II. Определения понятий «электронный документ» и «электронный образ документа» содержатся также в документах системы стандартизации. Согласно п. 3.1.8 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 70108-2022 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде» (утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 19 мая 2022 г. N 337-ст) электронный документ — это документ, созданный в электронном виде посредством информационной системы, без предварительного документирования на бумажном носителе, заверенный электронной подписью.

В силу п. 3.1.9 того же стандарта и п. 3.20 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 57665-2017 «Документы в законодательных (представительных) органах субъектов Российской Федерации. Часть 1. Порядок работы» (утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 14 сентября 2017 г. N 1111-ст) электронный образ документа — это электронная копия документа, полученная в результате сканирования оригинала (подлинника) документа.

III. Отдельно следует остановиться на определениях соответствующих понятий, используемых в нормативных актах высших органов судебной системы. В п. 1 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26 декабря 2017 г. N 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» даются определения трех терминов: «документ в электронном виде», «электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе)» и «электронный документ».

Документ в электронном виде — это электронный образ документа или электронный документ.

Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) — это переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Электронный документ — документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Аналогичные определения содержатся также в п. 1.4 Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (утвержден приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11 сентября 2017 г. N 168), п. 1.3 Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (утвержден приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2016 г. N 252), п. 1.4 Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (утвержден приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. N 251).

В п. 1.3 Порядка подачи в Верховный Суд Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (утвержден приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 29 ноября 2016 г. N 46-П), наряду с вышеприведенными определениями, даётся также определение понятия «электронный документ в машиночитаемом виде» — электронный документ, созданный в автоматизированном режиме в информационной системе по установленной форме и в установленном формате, обеспечивающем его автоматическую обработку средствами электронно-вычислительной техники и визуализацию для восприятия человеком.