Как следует хранить документы при переходе на ЭДО?

ФГБУ, подведомственное Минспорту России, переходит на систему ЭДО. Какие документы подлежат хранению в бумажном виде, а какие в электронном виде? Есть ли нормативные акты Минспорта России на этот счет? Каким локальным актом можно закрепить переход на электронный документооборот?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В настоящее время при определении способа формирования и хранения первичных учетных документов, установлен приоритет для электронной формы таких документов. Издание отдельного локального акта при переходе к ЭДО не является обязательным, в то же время действующие акты следует привести в соответствие.

Обоснование вывода:

Начиная с 2023 года для организаций бюджетной сферы (для Федерального казначейства и входящих в периметр централизации федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений — с 2022 года) введены унифицированные формы электронных первичных учетных документов и регистров. Документы утверждены Приказом N 61н и вводятся поэтапно (с 2023, с 2024, с 2025 гг.) в соответствии с изменениями, которые постепенно вносятся в Приказ N 61н отдельными приказами Минфина России (на текущий момент — от 30.09.2021 N 142н, от 28.06.2022 N 100н, от 07.11.2022 N 157н, от 30.10.2023 N 174н).

Заметим, что согласно п. 32 Стандарта «Концептуальные основы», положениям Приказа N 52н первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа или на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Согласно ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ по общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. В то же время федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами может быть установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

С 17 сентября 2023 года применяются Правила хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда России и других архивных документов, утвержденные приказом Росархива России от 31.07.2023 N 77 (далее — Правила N 77). В Правилах N 77 детально регламентирован порядок работы с электронными архивными документами (глава X Правил N 77). Условия хранения электронных архивных документов закреплены в Правилах N 77. Хранение электронных архивных документов осуществляется в системе хранения электронных документов и (или) на физически обособленных носителях (п. 132 Правил N 77). Также главой X Правил N 77 определены требования к системе хранения электронных документов.

Таким образом, для электронных документов установлен приоритет, то есть при наличии утвержденной формы электронного документа, технической возможности его создания, хранения и отсутствии запрета (например, по уровню гостайны), то такой документ следует формировать и хранить в электронном виде. Соответственно, остальные документы составляются и хранятся в бумажной форме.

Отметим, что каких-либо особенностей перехода к ЭДО (в части Приказа N 52н и Приказа N 61н) учреждениями, подведомственными Минспорта России, не установлено, во всяком случае, в свободном доступе они отсутствуют, полагаем, что если бы такие нормативные акты и были, то они были бы доведены до соответствующих должностных лиц учреждения.

Закрепление перехода на ЭДО отдельным локальным актом не требуется, в то же время потребуется внести изменения в действующие, с целью приведения их в соответствие. Введение особенностей формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета при переходе на электронный документооборот не является изменением учетной политики. Это прямо предусмотрено п. 7 методических рекомендаций по применению Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», доведенных письмом Минфина России от 31.08.2018 N 02-06-07/62480.