Возмещение сотруднику стоимости железнодорожного билета без чека

Сотрудник предоставил электронный билет на проезд (железнодорожный проезд), но не предоставил чек об оплате данного билета. Можно ли возместить расходы на проезд?

С 1 июля 2019 года во исполнение требований Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» электронные билеты должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ либо работники вместе с маршрут-квитанцией электронного билета должны представлять кассовый чек в целях подтверждения понесенных расходов. Можно компенсировать данные расходы с ведома работодателя, но в целях налогообложения могут возникнуть вопросы со стороны налоговой.

Для того чтобы бумажный или электронный билет мог подтверждать факт оплаты услуг по проезду, необходимо, чтобы этот билет был составлен с применением ККТ и содержал все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, в частности, QR-код или дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа и др. Если в билетах этих реквизитов нет, то вместе с бланком билета (как бумажного, так и электронного) целесообразно представлять кассовый чек.

Существует разъяснение чиновников, согласно которому достаточно контрольного купона для подтверждения данных расходов: расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), в котором указана стоимость проезда (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322, письмо Минфина России от 14.03.2023 N 03-03-07/21149).

С учетом этого разъяснения можно сделать вывод, что указанного контрольного купона (без дополнительного документа об оплате) достаточно для возмещения названных расходов и их учета в целях налогообложения.