Задолженность по подотчетным средствам в налоговом учете

На момент увольнения за сотрудником числилась задолженность по подотчетным средствам (не предоставлен авансовый отчет по выданным денежным средствам) и задолженность по возмещению стоимости ГСМ (сотрудник заправлялся по топливной карте организации, но не осуществлял производственные поездки и не представил путевой лист).

Сотрудник самостоятельно возмещать задолженность не планирует, удержать из начисленной заработной платы нет возможности.

1. Признается ли этот непогашенный долг перед организацией доходом бывшего сотрудника? Если да, то в какой момент?
2. Нужно ли письменно уведомлять сотрудника о долге перед организацией?

3. Подлежит ли такой доход обложению НДФЛ и страховыми взносами? Когда и в какие сроки нужно уведомить ФНС России и бывшего работника о невозможности удержать НДФЛ?

4. При каких условиях такая задолженность подлежит списанию в учете? Можно ли учесть эти расходы при расчете налога на прибыль? Какими документами необходимо оформить списание задолженности?

5. Есть ли различия в подходе к этому вопросу, если задолженность не удержана по вине работодателя (не произведен до увольнения расчет задолженности, задолженность рассчитана и отражена в учете после увольнения сотрудника)?

6. Как отразить доход в налоговой декларации по НДФЛ (код дохода / наименование дохода)?

7. Если задолженность по подотчетным средствам по решению суда подлежит взысканию с работника, то какой порядок действий в таком случае?

8. Если по решению суда задолженность не может быть взыскана по каким-то причинам, когда она признается доходом сотрудника и подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами?

По вопросу о задолженности бывшего сотрудника по подотчетным средствам и возмещению стоимости ГСМ при отсутствии возможности удержания из заработной платы приводим ответы с учетом норм трудового и налогового законодательства, а также сложившейся судебной практики.

1. Признается ли непогашенный долг доходом бывшего сотрудника? Если да, то в какой момент?

Непогашенный долг по подотчетным суммам, выданным для целевых расходов (например, на служебные командировочные расходы или оплату проезда в отпуск), не признается доходом сотрудника на момент возникновения задолженности. Согласно ст. 137 и 238 ТК РФ это долг работника перед работодателем, который должен быть возвращен либо удержан из зарплаты, если это возможно. Если удержать долг невозможно (например, после увольнения и при отсутствии зарплаты), сумма задолженности не переходит автоматически в доход сотрудника.

В случае признания долга невозможным ко взысканию (например, истек срок исковой давности), по мнению Минфина России (письма от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610 и от 13.11.2007 N 03-11-04/2/274), организация должна начислить НДФЛ на сумму не востребованной задолженности, которую налоговое законодательство рассматривает как доход физического лица. Момент признания дохода — окончание срока исковой давности для взыскания долга.

2. Нужно ли письменно уведомить работника о задолженности?

Да, при невозможности удержать сумму задолженности из заработной платы работодатель должен письменно уведомить работника о возникшей задолженности и невозможности удержания налога (ст. 137 ТК РФ, п. 5 ст. 226 НК РФ). Это делается в целях документального оформления задолженности и информирования работника о финансовых обязательствах перед организацией. Кроме того, такой порядок закреплен в судебной практике и разъяснениях экспертов (ответы Горячей линии ГАРАНТ).

3. Подлежит ли такой доход обложению НДФЛ и страховыми взносами? Когда и в какие сроки уведомлять ФНС и сотрудника?

Если задолженность не была взыскана, и организация считает ее безнадежной (например, по истечении срока исковой давности), она обязана исчислить НДФЛ с этой суммы, так как она признается доходом налогоплательщика (п. 1 ст. 210 и подп. 1 п. 1 ст. 208 НК РФ; письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610). При этом налоговый агент (работодатель) обязан письменно сообщить об этом налогоплательщику и в налоговый орган не позднее 25 февраля года, следующего за годом, в котором возникли данные обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Что касается страховых взносов, сумма признанного дохода учитывается при начислении взносов по общим правилам, поскольку этот доход связан с трудовыми отношениями (ст. 420 НК РФ).

4. Условия списания задолженности в учете и возможность учета расходов при налогообложении прибыли, а также оформление документов

Списание задолженности возможно при ее безнадежности, например, по истечении срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ).

Расходы по безнадежной задолженности, в частности по подотчетным суммам, учитываются в целях налога на прибыль при условии документального подтверждения и реального списания (письмо Минфина России от 11.05.2017 N 03-03-06/1/29340).

5. Есть ли различия, если задолженность не удержана по вине работодателя?

Таких различий нет.

6. Отражение дохода в отчетности по НДФЛ

Доход в виде не возвращенной задолженности по подотчету отражается с кодом 4800 «Иные доходы», поскольку он не относится к заработной плате, а является результатом экономической выгоды. Это соответствует письмам Минфина и практике налоговых органов.

7. Порядок действий при взыскании задолженности по решению суда

Если задолженность по подотчетным средствам признана по суду, организация вправе взыскать ее принудительно. Иск направляется в суд общей юрисдикции по месту жительства ответчика (ст. 24, 28 ГПК РФ). Размер госпошлины зависит от цены иска (ст. 333.19 НК РФ). Обязательно подготовить письменное исковое заявление (примерные формы исков есть в системе ГАРАНТ).

Работник, проигравший дело, обязан оплатить судебные расходы, включая государственную пошлину (ст. 98 ГПК РФ).

8. Если по решению суда взыскать задолженность нельзя

Если долг по решению суда взыскать невозможно (например, работник признан банкротом или отсутствует имущество для взыскания), задолженность признается доходом работника на дату окончательного признания безнадежности ко взысканию (ст. 196 ГК РФ, п. 5 ст. 226 НК РФ).

Резюме: Задолженность по подотчетным средствам и ГСМ не является доходом сотрудника при ее возникновении. При невозможности удержания из зарплаты или взыскания задолженности судебным порядком по истечении срока исковой давности данная сумма признается доходом и подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами с соответствующим уведомлением налогоплательщика и налогового органа.

Для взыскания задолженности без согласия должника целесообразно обратиться в суд. Все операции должны быть отражены в бухгалтерском и налоговом учете с оформлением подтверждающих документов.

Ответ подготовлен на основании следующих материалов Системы ГАРАНТ:

• Вопрос: Сотрудник имеет задолженность перед ООО: не отчитался по деньгам, выданным в подотчет. Сотрудник увольняется по соглашению сторон, в котором прописано, что стороны не имеют претензий друг к другу. Возможно ли истребовать в судебном порядке с работника деньги, за которые он не отчитался? ООО имеет задолженность по заработной плате перед сотрудником, сотрудник увольняется по соглашению сторон, в котором указано, что у сторон не имеется взаимных претензий. Может ли сотрудник требовать свою зарплату через суд? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, декабрь 2023 г.)
• Вопрос: Процессуальные аспекты взыскания с работника задолженности перед работодателем после его увольнения (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2024 г.)
• Вопрос: Сотрудник уволился. Он должен вернуть работодателю сумму оплаты проезда в отпуск в сумме 64 тыс. руб. Этот бывший сотрудник написал работодателю заявление с просьбой дать рассрочку оплаты на пять месяцев по 12 800 руб. в месяц до конца текущего года и гарантировал возврат 64 тыс. руб. Требуется ли с сотрудником подписать соглашение об оплате в рассрочку? Сможет ли работодатель взыскать с сотрудника 64 тыс. руб., если работник не вернет до конца года эту сумму без соглашения? На основании какого документа будет взыскана сумма, если не на основании соглашения? Сможет ли работодатель взыскать неустойку? Какой срок есть для взыскания с даты увольнения? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, август 2023 г.)
• Вопрос: Работнику были выданы денежные средства авансом на проезд в отпуск до места назначения и обратно, по приезде работник должен отчитаться, но работник не воспользовался проездом, денежные средства потратил, написал заявление, чтобы высчитывали 20% из заработной платы. 1 ноября 2022 года работник увольняется, но сумма долга остается, возвращать не собирается. Как быть в данной ситуации? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, октябрь 2022 г.)
• Вопрос: Как взыскать задолженность с увольняющегося сотрудника, который не отчитался за авансовый платеж по проезду в отпуск? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, январь 2025 г.)